التقارير أمر يُطلب دائمًا في مجالات العمل المختلفة، فعند كتابة تقرير يجب التركيز على بعض الأمور المهمة ليخرج تقريرك بشكل محقق لهدفك، فما هذه الأمور؟ وكيف يمكننا أن نقدم تقريرًا متقنًا.
تابع ما يقدمه لك موقع توبرز للخدمات الطلابية لتتمكن من إعداد تقريرك، وتعلم ما يجب التركيز عليه عند كتابة تقريرك، وتتعرف معنا على الأنواع المختلفة للتقارير.
عند كتابة تقرير يجب التركيز على 8 نقاط مهمة
عند كتابة تقرير يجب التركيز على مجموعة من الأمور العديدة التي سنذكرها لك الآن. فكم من مرة طُلب منا تقريرًا في مجالات عملنا المختلفة؛ لذلك عند كتابة تقرير يجب التركيز على الآتي:
1- بساطة اللغة
كتابة التقرير يجب أن تكون بلغة بسيطة بعيدة عن الإغراب أو التعقيد، لأنه وسيلة لتوصيل معلومات محددة. فينبغي أن تصل في أبسط صورها؛ منعًا للبس أو التضليل في المعلومات التي يحملها التقرير.
2- وضوح الفكرة
فلتجعل فكرتك واضحة، ولا تتشعب بها كثيرًا. فالتقرير يعالج مجموعة من المعلومات والبيانات التي يفضل أن تصل للقارئ بشكل واضح ودقيق دون أي تشويش للأفكار أو غموض في عرض المعلومات.
3- الصحة المعلوماتية
تأكد من دقة المعلومات والبيانات التي يتضمنها تقريرك. فكلما كانت معلوماتك موثوقة ودقيقة زادت الثقة في تقريرك؛ لذلك يجب أن نبتعد عن أي معلومات لا نثق في سلامتها وصحتها حتى نتأكد من ذلك.
4- الصحة اللغوية
يجب أن يخلو التقرير من الأخطاء اللغوية، فعلينا أن نبتعد عن الأخطاء الإملائية، والأخطاء النحوية. ويفضل دائمًا أن نقوم بمراجعة التقرير بعد الانتهاء منه؛ لنضمن عدم وجود أي أخطاء.
5- الاختصار
زيادة حجم التقرير أمر غير محبب على الإطلاق، فعند كتابة تقرير يجب التركيز على ألا يطول منا احترامًا لوقت الشخص الذي سنقدم له التقرير.
6- مراعاة علامات الترقيم
لعلامات الترقيم تأثير على المعنى، فليكون تقريرك متقنًا، لذا حاول أن تراعي علامات الترقيم جيدًا.
7- الشكر
عند كتابة تقرير يجب التركيز على شكر وتقدير الأعضاء القائمة على المؤسسة الموجه لها التقرير في نهايته.
8- الهدف من التقرير
عند كتابة التقرير يجب التركيز على الهدف منه، لأن هذا سيساعدك فيما بعد في كتابته واختيار المنهج الملائم، والأسلوب المناسب للكتابة.
اقرأ أيضًا: شركة كتابة تقارير في السعودية
ما التقرير؟
تعددت التعريفات حول مفهوم التقرير، ولكننا لسنا بصدد عرض الاختلافات الاصطلاحية، فالتقرير هو وسيلة كتابية تقوم بعرض تحليل للبيانات والمعلومات أو معالجة مشكلة قائمة، وتسجيل النتائج التي توصل إليها كاتب التقرير، وتقديم التوصيات والاقتراحات اللازمة.
أنواع التقرير
تتعدد تقسيمات التقرير تبعًا لأمور عدة منها:
1- التقرير من حيث زمن إصداره
ينقسم التقرير من حيث زمن إصداره إلى:
- تقرير دوري: وهو الذي تطلبه الجهة التي تنتمي إليها لتغطية فترة زمنية محددة بشكل دوري، فقد يكون يوميًّا، أو أسبوعيًّا، أو شهريًّا، أو ربع سنوي (كل 4 أشهر)، أو نصف سنوي (كل ٦ أشهر)، أو سنويًّا.
- تقرير غير دوري: وفي هذا النوع من التقارير تكون التغطية لفترات زمنية غير ثابتة، فقد يطلب منك تقريرًا ليغطي حدثًا معينًا، ويسمى هذا النوع بالتقرير (الاستثنائي).
2- التقرير من حيث الأهداف
تحديد هدف التقرير من أهم الخطوات لكتابة تقريرك، وتبعًا لتعدد هذه الأهداف تتعدد الأنواع، وينقسم التقرير من حيث الأهداف إلى الآتي:
- تقرير إخباري (تقرير معلوماتي): وهي التقارير المختصة بنقل مجموعة من المعلومات أو الأحداث.
- تقرير الدراسات: وهي التقارير التي تعتمد على كتابة النتائج التي توصلت إليها الدراسات التي أقيمت في الجهة التي تنتمي إليها، فأنت تقوم في هذا النوع بتقديم تقرير عن نتائج هذه الدراسات.
- تقرير المتابعة: وهو تقرير يقوم على متابعة خطة معينة وضعت لمشروع ما، فعند الشروع في تنفيذ هذا المشروع طبقًا للخطة الموضوعة له يحتاج القائمون عليه إلى تقرير المتابعة التي عادة ما تقوم على الإحاطة بما تم تنفيذه وما كان يجب أن يُنَفَّذ؛ ليتم متابعة المشروع بشكل ناجح وتصويب الاتجاه أو تصحيح بعض الأمور في حال لزم الأمر ذلك.
- تقرير تقييم الأداء: يقدم هذا النوع من التقارير قياسًا لأداء مجموعة معينة قد تكون أفراد فريق عمل، أو جهات، أو وحدات، أو أنشطة ما، ويكون هذا التقييم وفقًا لمعايير موضوعة، وعلى كاتب هذا النوع أن يركز جيدًا على فكرة الموضوعية، وعدم التحيز أو الميل للأهواء الشخصية.
3- التقرير من حيث الموضوعات التي يعالجها
ينقسم التقرير من حيث الموضوعات التي يعالجها إلى ما يلي:
- تقرير الأفراد: يتناول هذا التقرير كل ما يخص الأفراد العاملة من سلوكيات وأنشطة وأداء والتزام، وقد يكون تقريرًا عن فرد واحد، أو عن مجموعة من الأفراد (فريق العمل).
- تقرير مالي: يختص هذا النوع من التقرير بمناقشة الأمور المالية من أرباح، وخسائر، ومديونيات، ومدخلات، ومخرجات، والميزانية الخاصة بالجهة التي تنتمي إليها.
- التقرير الإداري أو تقرير الأنشطة: هو التقرير الذي يعرض لنشاط الجهة، ويقدم التوصيات والاقتراحات اللازمة، ويذكر درجات التطور الخاصة بالنشاط الذي هو موضوع التقرير.
4- من حيث الجهة الموجه لها التقرير
تنقسم التقارير من حيث الجهة الموجه لها التقرير إلى الآتي:
- تقرير داخلي: التقارير الداخلية هي التقارير التي يتم توجيهها إلى المديرين داخل الجهة التي تنتمي إليها، فيتم تناولها داخل السلم الوظيفي للجهة، وإن تم إرسالها إلى إدارات أخرى تكون داخلية أيضًا إن كانت هذه الإدارات داخل المنشأة.
- تقرير خارجي: هو التقرير الذي يتم توجيهه إلى جهات خارج الجهة التي تنتمي إليها، كأن توجه إلى الجهة المراقبة.
5- التقرير من حيث الشكل
ينقسم التقرير من حيث الشكل إلى ما يلي:
- تقرير مصمم: وهو نموذج يقوم كاتب التقرير بتعبئته.
- تقرير فردي: لا يلتزم فيه كاتب التقرير بنسق معين.
6- التقرير من حيث المنهجية
ينقسم التقرير من حيث المنهجية التي يقوم عليها إلى الآتي:
- تقرير وصفي: عند كتابة تقرير يجب التركيز على المنهج الوصفي، فهو يقدم توصيفًا كاملًا لحدث محدد، وتعتمد في كتابتها على الأسلوب السردي؛ لموافقة هذا الأسلوب للمنهج الوصفي.
- تقرير تاريخي: يقوم بتحليل الأحداث السابقة لزمن التقرير وتوضيح التطورات التي تم التوصل إليها.
- تقرير إحصائي: وهنا يقوم كاتب التقرير بالتحليل الإحصائي للبيانات وتدوين نتائج تحليله.
- التقرير المقارن: يقوم على المقارنة بين الجهة التي تنتمي إليها والجهات المنافسة لها من حيث الأنشطة والإنتاجية والعديد من الجوانب الأخرى.
اقرأ أيضًا: أهم وسائل البحث عن معلومات حول إحدى التقنيات والكتابة عنها بإيجاز
أهمية التقارير
للتقارير أهميات كبيرة تتمثل فيما يلي:
- تقديم مُركز لمجموعة من المعلومات والبيانات.
- قد تؤدي هذه المعلومات إلى اتخاذ بعض الإجراءات التصويبية.
- تقديم تخطيط متقن لمشاريع ما زالت قيد التخطيط.
- تقديم تحليلات إحصائية.
- يقدم المعلومات بشكل موجز لا إطالة فيه.
- يقدم العديد من التوصيات والاقتراحات المفيدة.
- وسيلة سهلة للتواصل الدقيق.
- معرفة مراحل تطور الأنشطة القائمة.
- الوصول لمعلومات دقيقة عن الأفراد داخل المؤسسة.
- تقديم التقييمات الدقيقة سواء كانت تقييمات للأفراد العاملين داخل المؤسسة، أو للأنشطة الخاصة بالمؤسسة.
كتابة التقارير من الأدوات المهمة التي يسعى لتعلمها الجميع؛ لأنها تُطلب منك في كل مجال، وفي كل مؤسسة تلتحق بها أو ستلتحق بها فيما بعد، لذلك عند كتابة تقرير يجب التركيز على بعض مثل وضوح الفكرة والصحة اللغوية والمعلوماتي وغيرها من الأمور الأخرى؛ لتكون مستعدًّا لصناعة تقرير متقن، كما يقدم لك موقع توبرز خدمة صناعة التقرير في جميع المجالات العملية المختلفة، فإن أردت -عزيزي القارئ- الاستشارة فلا تتردد، أهلًا ومرحبًا بك دائمًا وأبدًا.
