نتعلم معًا كيفية كتابة تقرير واضح ومباشر وبلغة صحيحة وبسيطة خطوة بخطوة من خلال شركة توبرز للخدمات الطلابية؛ لأننا نؤمن بأن التميز الدراسي يبدأ من إتقان هذه التفاصيل، لذا نستعرض معكم في هذا المقال ما التقرير، والاختلاف بينه، وبين المقال العادي، ونتعرف أيضًا على خصائص التقرير وهيكله.
ما هو التقرير؟
قبل أن نتعرف على كيفية كتابة تقرير لا بد من التعرف على ماهية التقرير، حيث يُعرف التقرير بأنه مستند منهجي وعلمي يعرض بيانات وحقائق أو تحليلات دقيقة تخص موضوعًا أو واقعة أو نشاطًا معينًا، ويُكتب بأسلوب سهل ومحايد للمساعدة في اتخاذ القرار أو قياس الأداء.
كما يهدف التقرير إلى تقديم المعلومات بإيجاز للمهتمين، ويتألف من عدة عناصر، وهي مقدمة، ومحتوى، ونتائج ومقترحات.
أبرز مقومات وخصائص التقرير
لا بد أن يحتوي التقرير على الخصائص التالية:
- الحيادية: الارتكاز على الأدلة والوقائع، وتجنب الآراء الذاتية.
- البيان والاختصار: توظيف اللغة بشكل محدد ومنسق ييسر على القارئ فهمه.
- البناء التنظيمي: يتكون غالبًا من (عنوان، وموجز، وتمهيد، وتحليل، وتوصيات، وخاتمة، ومصادر).
- الطابع الرسمي: يمثل أداة تواصل رسمية في بيئات العمل.
الفرق بين التقرير والمقال العادي
قبل أن نتعلم كيفية كتابة تقرير يجب التفريق بين التقرير والمقال في البداية، حيث يُعد التقرير مستندًا رسميًا ومحايدًا يرتكز على وقائع وبيانات ورسومات توضيحية لتقديم معلومات أو مقترحات، في حين أن المقال العادي نص إبداعي أو تحليلي يبرز رؤية الكاتب الذاتية ويتمتع بمرونة في البناء والأسلوب.
توجه التقارير عادةً لجمهور مختص (إداري أو أكاديمي)، بينما تخاطب المقالات الجمهور العام، وتكمن الفروقات الجوهرية بين التقرير والمقال في النقاط التالية:
- الغاية والمضمون: يهدف التقرير لنقل حقائق مجردة أو نتائج لدعم اتخاذ القرار، أما المقال فيسعى للإقناع أو التفسير أو طرح وجهة نظر شخصية.
- الموضوعية والذاتية: يتسم التقرير بالحياد التام والابتعاد عن الآراء الفردية، بينما العكس في المقال يظهر انطباع الكاتب وذاتيته بوضوح.
- البناء والتنظيم: يعتمد التقرير هيكلًا رسميًا (مقدمة، ومنهجية، ونتائج، وتوصيات) مع عناوين فرعية وجداول، بينما يمتلك المقال قالبًا مرنًا (مقدمة، وعرض، وخاتمة)، ويركز أيضًا على التسلسل الفكري.
- الأسلوب والتوثيق: يستخدم التقرير لغة مباشرة ودقيقة وتوثيقًا صارمًا وواضحًا، في حين يعتمد المقال أسلوبًا لغويًا جذابًا ولا يلتزم دومًا بقواعد التوثيق الدقيقة.
- الجمهور: يُخاطب التقرير جهات محددة كالإدارة أو العملاء، أما المقال فيستهدف القراء في الصحف والمدونات.
كيفية كتابة تقرير خطوة بخطوة
بعد التعرف على التقرير وأنواعه نوضح الآن كيفية كتابة تقرير، فتستوجب كتابة التقرير تعيين الغرض والقضية المعد لها التقرير بالإضافة إلى حشد البيانات الموثقة ومعالجتها، ثم بعد ذلك تنسيقها في بناء منطقي يضم مقدمة، وعرضًا، ونتائج، ومقترحات.
ويجب أن يتسم التقرير بالحيادية والوضوح والمباشرة، مع استخدام لغة ميسرة وعناوين جانبية لتسهيل الاطلاع، وتتلخص مراحل إعداد التقرير في التالي:
- التخطيط والتحضير: تحديد غاية التقرير، والفئة المستهدفة، والمعلومات المطلوبة.
- استقصاء وتحليل البيانات: البحث في المصادر الموثوقة سواء من كتب إلكترونية أو مكتبات أو رسائل ماجستير، ثم دراسة البيانات وتفسيرها لاستخلاص الحقائق.
- بناء الهيكل: تنظيم الأفكار وتسلسلها بهذا التسلسل (المقدمة، والمنهجية، والنتائج، والتوصيات، الخاتمة) لسهولة فهمها عند الاطلاع عليها.
- صياغة المسودة: كتابة المحتوى بأسلوب مباشر مع تجنب الانطباعات والآراء الشخصية.
- التدقيق والتنسيق: مراجعة التقرير لغويًا، وتنظيمه عبر عنوان واضح وفقرات مرتبة وعناوين فرعية منظمة.
اقرأ أيضًا: أهم خطوات إعداد تقرير مشروع التخرج
ما أنواع التقارير؟
تُستخدم التقارير بكثافة في قطاع الأعمال لفاعليتها في نقل المعلومات، وتتعدد أنواعها وفقًا للغرض منها، وأهمها:
1- التقارير الإدارية والعملية
تشمل متابعة الإنجاز (سير العمل) وحركة (المبيعات)، ومن أبرزها:
- التقرير السنوي: مستند شامل يستعرض أنشطة الشركة وأداءها المالي طوال العام لاطلاع المساهمين والجهات القانونية.
- التقرير الأسبوعي: يوضح الأعمال المنجزة، والتي لا تزال قيد التنفيذ لتقييم سير العمل وتحديد نقاط القوة والضعف.
- تقرير المبيعات: يلخص حركة المبيعات، وحسابات العملاء الجدد، والإيرادات، ومؤشرات الأداء خلال فترة معينة.
2- التقارير الأكاديمية
تختص التقارير الأكاديمية بتقديم (البحوث) وعرض نتائج (التجارب).
3- التقارير الإخبارية والتقييمية
تركز التقارير الإخبارية والتقييمية على نقل الأحداث أو تحليل الأداء.
اقرأ أيضًا: عند كتابة تقرير يجب التركيز على 8 أمور أساسية
شكل هيكل التقرير المثالي
لمعرفة كيفية كتابة تقرير فإن هيكل التقرير الاحترافي يتألف من تسلسل منطقي يضمن سرد المعلومات وسلاسة القراءة، حيث ينتقل بالقارئ من السياق العام إلى النتائج والإجراءات بطريقة واضحة ومفهومة، ويشمل المكونات التالية:
- صفحة الغلاف: تتضمن العنوان، واسم المُعد للتقرير، والجهة المستهدفة، وتاريخ الإصدار.
- الملخص التنفيذي: هو موجز للأهداف والنتائج والتوصيات، ومخصص للمسؤولين الراغبين في الاطلاع السريع.
- جدول المحتويات: فهرس للعناوين الرئيسية والفرعية وأرقام الصفحات.
- المقدمة: توضح غرض التقرير، وخلفية الموضوع، ونطاق الدراسة.
- المنهجية: تبين طرق جمع المعلومات والأدوات والخطوات المتبعة (خاصة في التقارير البحثية).
- عرض النتائج والتحليل: طرح الحقائق وتحليلها باستخدام الجداول والرسوم البيانية ومناقشتها بعمق.
- الخاتمة: يتم فيها استعراض نهائي للمخرجات المستندة إلى النتائج دون إدراج بيانات جديدة.
- التوصيات: وهي تقديم مقترحات عملية وقابلة للتطبيق بناءً على ما انتهى إليه التقرير.
- المراجع والملاحق: وهي المرحلة الأخيرة، ويتم فيها توثيق المصادر وإرفاق البيانات الأولية أو الاستبيانات التي قد تعيق انسيابية النص.
اقرأ أيضًا: خدمة إعداد تقرير التدريب التعاوني
نصائح شركة توبرز للخدمات الطلابية لكتابة تقرير احترافي
نحرص في شركة توبرز للخدمات الطلابية على تقديم بعض النصائح التي تخص كيفية كتابة تقرير مهني أو بحثي، ومن أهم الإرشادات الجوهرية لتقرير صحيح ما يلي:
- التخطيط المسبق: تعيين الهدف النهائي والجمهور قبل الشروع في الكتابة لتركيز المعلومات.
- البناء التنظيمي: تقسيم التقرير عبر عناوين رئيسية وفرعية تشمل: ملخصًا تنفيذيًا، ومقدمة، منهجية توضح هدف ومحتوى التقرير، والنتائج، والتوصيات.
- البيان والاختصار: يفضل توظيف جمل قصيرة ومحددة والابتعاد عن المصطلحات الغامضة.
- الارتكاز على الحقائق: الصياغة بحيادية استنادًا إلى البيانات والأدلة بعيدًا عن الانطباعات الذاتية.
- إبراز النتائج: توضح النتائج عن طريق البدء بملخص تنفيذي يركز على أهم المخرجات والمقترحات للقراء الذين هم في عجلة من أمرهم.
- التنسيق البصري: استخدام القوائم النقطية، والجداول، والرسوم لتوضيح البيانات وتسهيل القراءة.
- المراجعة الدقيقة: تدقيق التقرير بعد فترة من كتابته للتأكد من سلامة اللغة وتسلسل الأفكار منطقيًا.
- الأسلوب الرسمي: الحفاظ على نبرة كتابة رسمية وغير شخصية في كافة أجزاء التقرير.
في الختام، بعد أن تعرفنا على كيفية كتابة تقرير تذكر دائمًا أن التقرير الناجح هو الذي يجمع بين المحتوى القوي والتنسيق البصري المريح، كما أن اتباعك للخطوات العلمية التي تعرفنا عليها في هذا المقال سيجعل عملية كتابة التقرير منظمة وممتعة، فإذا كنت تشعر بضغط الوقت أو تحتاج إلى لمسة إضافية لضمان تفوقك الدراسي، فإن فريق شركة توبرز للخدمات الطلابية في خدمتك.. فقط تواصل معنا عبر الواتساب وستجدنا دائمًا بجانبك.
الأسئلة الشائعة
ما خطوات كتابة التقرير؟
تتمثل خطوات إعداد التقرير في تحديد المسألة، ورسم المنهجية، والاستقصاء الشامل، والتحليل والتحقق بالإضافة إلى استخلاص النتائج ووضع المقترحات.
ما العناصر الخمسة الأساسية لكتابة التقارير؟
لضمان فاعلية التقارير يجب أن يتسم بخمسة عناصر، وهي الوضوح، والإيجاز، والشمول، والاتساق، واللباقة.
ما الشكل المطلوب لكتابة تقرير؟
يشتمل بناء التقرير عادة على ملخص تنفيذي، وتمهيد، ومحتوى أساسي، وخاتمة، مع إضافة صفحة عنوان وفهرس وقائمة للمصادر، وتتنوع أصناف التقارير بين الأكاديمية والتجارية والعلمية، حيث يُصاغ كل نوع لغايات وفئات مستهدفة وطرق كتابة معينة.
